TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 

TRD

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

¿QUÉ SON LAS TRD Y CUÁL ES LA DIFERENCIA CON LAS TVD?

TRD: Listado de SERIES con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

TVD: Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, sus valoración, y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.

El Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación (AGN), contempla que el conjunto de la documentación producida antes de la aprobación y aplicación de la Tablas de Retención Documental (TRD) en los Archivos de Gestión, se denomina, técnicamente, fondo acumulado y será sometido a un proceso de organización. Su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD).​

 ¿PARA QUÉ SE REQUIEREN Y CÓMO SE ARTICULAN CON LA NORMA ISO 9001?

-Para facilitar el manejo de la información.

-Para racionalizar la producción documental.

-Para proporcionar un servicio eficaz y eficiente en la administración de los documentos.

-Para facilitar el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

-Para garantizar la selección y la conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

-Para regular las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.

-Para racionalizar los procesos administrativos.

La articulación con la Norma en la ISO 9001 se encuentra específicamente en los numerales 4.2.3 Control de los documentos y 4.2.4 Control de los registros.

Control de los documentos: Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados en el apartado 4.2.4.

Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:

a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión,

b revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente,

c asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos,

d)  asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de   uso,

e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables,

f)  asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organización determina que son necesarios para la planificación y la operación del sistema de gestión de la calidad, se identifican y que se controla su distribución, y

g)  prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

¿CUÁLES INSUMOS SE REQUIEREN PARA ELABORARLAS?

Información básica de la entidad:

Creación de Dependencia: Acto administrativo en donde se establece la creación de su dependencia y de los cargos que estén adscrita a ella (si los tienen).

Creación de cuerpos colegiados: Actos Administrativos donde se protocolizan todos los grupos de trabajo (Comités Técnicos, Tácticos, Directivos y demás) de su dependencia.

Cambios de la estructura organizacional: Acuerdos de Consejo Superior donde se oficializan los Organigramas que quedaron radicados ante el MEN.

Creación de cargos: Actos administrativos para los que aplique.

Creación de Sedes: Actos administrativos.

Manuales de Funciones.

Manuales de procesos y procedimientos.

Encuesta documental:

La encuesta documental debe aplicarse a cada dependencia administrativa productora de documentos. Este instrumento comprende dos partes: la primera identifica la oficina y la segunda cada Unidad Documental producida por dicha oficina. Se utiliza para identificar y definir las unidades documentales, analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias e identificar los valores primarios de la documentación.​

​¿QUIÉN LAS APRUEBA Y QUIÉN LAS CONVALIDA?

Según el Acuerdo No. 039 de 2002 – Articulo 1. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta.

TERCERA ETAPA. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación. El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tablas de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta.

Según Decreto No. 2578 DE 2012 – Artículo 9.

PARÁGRAFO: EL Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, podrá evaluar las Tablas de Retención Documental y de Valoración Documental de las Gobernaciones y Distritos, de sus entidades centralizadas, descentralizadas, autónomas y de las entidades privadas que cumplen funciones públicas de los municipios, distritos y departamentos, una vez aprobadas por el Comité Interno de Archivo de la respectiva entidad.

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Acuerdo No. 004 de 2013  – Artículo 8.

Aprobación: Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el representante legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en el caso de las entidades del orden nacional y por el Comité Interno de Archivo en el caso de las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité.