¿QUÉ ES
FOLIACIÓN?
Es el Acto
de enumerar las hojas en un orden consecutivo desde 1 a todos los folios, las
series que constituyen agrupaciones documentales que no pueden ni deben ser
separadas por cuanto corresponden a secuencias que son resultados de trámites
de carácter administrativo o técnicos, que deben ser respetados y controlados.
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¿EN
QUÉ CONSISTE LA VALORACIÓN PRIMARIA CUANDO HABLAMOS DE FOLIACIÓN?
Es
importante tener en cuenta que antes de foliar es necesario hacer la valoración
primaria esta consiste en:
1.
Verificar si los documentos corresponden a trámites o a los tipos documentales
de la respectiva serie documental.
2.
Analizar si existen duplicados (documentos repetidos)
3.
Identificar si además de los tipos documentales propios de la serie existen
otros de apoyo.
4.
Verificar si los documentos contenidos en la unidad de conservación están
correctamente ordenados.
Lo
anterior con el fin de de proceder a depurar si fuera el caso, lo cual consiste
en retirar los documentos duplicados y los que no sean constitutivos de la
serie.
¿QUÉ
DEBEMOS TENER EN CUENTA AL MOMENTO DE FOLIAR?
Cuando
se está llevando a cabo la foliación debe tenerse cuidado de no repetir números
o de omitirlos como tampoco de dejar de numerar algún folio. Si existe otra
foliación esta se anulara con una línea diagonal (/) y quedara como válida la
última realzada cifras como 1A, 1B,1Bis no deben emplearse en la foliación.
En
el caso de expedientes contenidos en más de una unidad de conservación, la
foliación de la segunda será continuación de la primera, si por ejemplo una
historia laboral está contenida en dos unidades de conservación y el ultimo
folio de la primera termino en 150 la segunda unidad de conservación iniciara
con el folio 151.
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LA FOLIACION DE DOCUMENTOS
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