GESTION DOCUMENTAL

GESTIÓN  DOCUMENTAL

gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.

 Que es un Sistema Software de Gestión Documental?

Un software de gestión documental es una aplicación que permite el tratamiento, conservación, publicación y trabajo sobre documentos electrónicos (ya sean documentos escaneados o que se haya creado originalmente en digital). En países hispanos, utilizamos el término gestión documental, aunque con las características actuales de las empresas, es más correcto usar el término anglosajón Enterprise Content Management -ECM-, dado que las empresas manejan un amplio tipo de activos digitales que no se corresponden sólo con lo que conocemos como "documento" (Imágenes, vídeos, planos, etc.).

Ventajas de la gestión documental

La principal ventaja que aportan los sistemas de gestión electrónicos frente a los métodos manuales, es básicamente ahorro de tiempo y recursos.  Las labores implicadas en la gestión de un documento son a grosso modo las siguientes: clasificación, registro, distribución, generación de copias,  archivado y consulta.

Con los sistemas electrónicos de gestión documental es necesario dedicar un poco más de tiempo a la clasificación y registro del documento,  por contra el tiempo necesario para realizar el resto de actividades se ve reducido enormemente. Hacer las mismas operaciones con un documento nos puede llevar entre 3 y 4 veces menos con un buen sistema de gestión documental.

En cuanto a coste económico los ahorros que se obtienen de un sistema automatizado se deben a las siguientes causas: reducción en costes de fotocopias y toners, menor necesidad de material de archivo, reducción de costes en franqueo postal, ahorro de costes laborales imputables a tareas relacionadas con la gestión del documento que no  generan ningún valor añadido.

Es necesario también reseñar los costes que puede ocasionar para una empresa la pérdida, manipulación incorrecta o deterioro de cualquier tipo de documento. En este caso es muy difícil hacer una estimación fiable, ya que depende mucho del tipo de documento perdido y de la empresa, pero los efectos nunca son inocuos.

QUIÉN NECESITA UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

En general, necesitan la gestión documental cualquier persona o empresa que necesite:

Archivar un número importante de documentos. El uso eficiente del espacio dentro de una empresa puede llegar a ser tan importante como el poder archivar y recuperar documentos. La gran mayoría de ellos no se buscarán nunca, pero todos tienen que guardarse, por si acaso, y los archivos en papel pueden llegar a ocupar grandes espacios

Mantener un sistema de control de los documentos que se incorporan al archivo, especialmente un registro de entrada y salida de documentos

Realizar búsquedas rápidas y flexibles dentro del archivo

Mantener una estructura única, independientemente de las personas que acceden

Asegurar la información con un sistema de copias de seguridad sencillo y cómodo

Y  especialmente, si necesita:

Un sistema de seguridad para controlar el acceso a los documentos

Trazabilidad de las actuaciones de los usuarios del programa

·Asignación de documentos a diferentes destinatarios.