DOCUMENTOS

¿ QUE SON LOS  DOCUMENTOS ?

Un documento es toda aquella información  contenida y registrada  sobre cualquier soporte material y que es producido,recibido y ordenados  por la instituciones, organizaciones  o personas, durante el desarrollo de sus actividades. Es, por tanto, un testimonio de la actividad humana.

TIPO DOCUMENTAL SIMPLE

Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de información. Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de registro, un libro de caja, recibo, etc.

 TIPO DOCUMENTAL COMPUESTO

Formado por dos o más tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo contenido mantiene una unidad de información. Se le conoce comúnmente como “expediente”. Ejemplos: el comprobante de pago, trámites para licencias, etc.

COMUNICACIONES OFICIALES O EMPRESARIALES DE LA DOCUMENTACIÓN 

La comunicación es una actividad consustancial a la vida de la organización, es “la red que se teje entre los elementos de una organización y que brinda su característica esencial: ser el cimiento que mantiene unidas las unidades de una organización. Pero la comunicación no hay que entenderla únicamente como el soporte que sustenta las distintas actividades de la organización; la comunicación es un recurso, un activo que hay que gestionar.

Para la gestión de los distintos tipos de comunicación que se hacen necesarios en cualquier empresa moderna comunicación interna descendente, ascendente y horizontal y comunicación externa las empresas se dotan de un departamento de Comunicación o de Relaciones Públicas o Prensa.

            COMUNICACIÓN INTERNA

La comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido.

Transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre dentro de la empresa, motivar y establecer una línea de comunicación eficaz entre los empleados, la dirección y los diferentes departamentos de la empresa son algunos de los objetivos que persigue la comunicación interna.

 COMUNICACIÓN EXTERNA

La comunicación exterior con clientes, intermediarios, proveedores, competencia, medios de comunicación y público en general es tan vital para la organización como la comunicación interna. Entre ellas además debe existir una alta integración.

DOCUMENTO ARCHIVISTICO

Documento archivístico es toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen o electrónica), generalmente en ejemplar único, (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta).  

ORGANIZACIÓN ARCHIVISTA
La organización archivista consiste en dar un orden lógico a los documentos generados en las transacciones diarias de las empresas a nivel Histórico teniendo en cuenta unos grupos de series y de subseries que permiten identificar y clasificar la información de tal manera que sea de óptica administración y control,igualmente para que el acceso y la disponibilidad sea instantánea y segura.