DIGITALIZACION

DIGILITALIZACION

Digitalizar es convertir cualquier señal de entrada continua (analógica), como una imagen o una señal de sonido, en una serie de valores numéricos.

Por ejemplo, la imagen que se manda mediante un fax se digitaliza línea a línea (mediante el escáner que lleva incorporado). Cada línea se convierte en una combinación de ceros y unos que se transmiten por la línea telefónica. Para esta conversión suelen utilizarse convertidores analógicos digitales.

Por extensión también se aplica el término "digitalización" a la obtención de representaciones digitales de imágenes, sonidos o vídeos.

El tratamiento, transmisión, almacenamiento y recepción de muchos tipos de información por medio de canales de comunicación y por medio de ordenadores exige que esta información esté en un formato compatible con el ordenador, por lo que es necesario convertir esta información en un grupo de números que represente esta información de manera precisa y fiable. A este proceso se le conoce de manera coloquial como digitalizar, aunque en algunos casos se le conoce como un derivado del nombre del dispositivo que realiza tal función, como en el caso de escanear, por realizarse mediante un escáner.

El proceso de digitalizar o digitalización depende del tipo de información que se trata. En algunos casos, como por ejemplo una fotografía, se trata de representar el color de cada uno de los puntos de la imagen por una matriz de números de manera que el valor de cada una de las celdas de la matriz lleve la información del color con la precisión adecuada. En otros casos como es la digitalización del sonido se produce una secuencia de números en que cada uno representa un instante de el valor de la señal eléctrica equivalente al sonido.

PROCESO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

En el proceso de digitalización de documentos son los pasos mediante los que los registros físicos, como texto e imágenes se convierten en formatos digitales. En el caso específico de digitalizar documentos con origen en formato papel el proceso tiene que realizar:

·    Captura con Escaner del documento físico.

·    Indexado de la información extraída del documento.

·     Almacenamiento del documento y la información asociada para una posterior búsqueda.

La digitalización de documentos es algo imprescindible actualmente para cualquier empresa, puesto que para que un negocio funcione de forma eficaz la información debe estar fácilmente disponible.

La mayoría de la información o los datos se almacenan en forma de archivos de papel o informes, que se acumulan en los últimos años, dando lugar a archivos de documentos en papel difícilmente accesibles y la consecuente pérdida de datos. La obtención de los documentos o datos necesarios cuando se necesitan a veces es difícil y una gran pérdida de tiempo por tener que andar buscando entre papeles y archivos.

El Proceso de digitalización de documentos es la solución a este problema con este proceso se obtienen las herramientas para hacer más ágil y accesible el acceso a la información de la empresa.

¿QUÉ SE PUEDE DIGITALIZAR A NIVEL DE DOCUMENTOS?

Casi todos los documentos que sean en papel. Algunos ejemplos se dan a continuación:

·    Cualquier documento en papel a documentos en formato electrónico.

   Planos, mapas y diagramas se digitalizan a archivos digitales para que puedan ser  manipulados de manera eficiente.

·    Digitalización de facturas, para extraer la información y agilizar el tratamiento de la factura  por parte de la empresa.

·     Digitalización de albaranes y pedidos de clientes para que los pedidos entren rápidamente  en el sistema de gestión sin tener que procesarlos manualmente.

·   Contratos y seguros, todos los contratos en formato papel pueden ser digitalizados y   catalogados automáticamente en el proceso de digitalización de documentos.

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Los beneficios y las aplicaciones de digitalizar un documento son múltiples como ha podido ver, si necesita más información del proceso de digitalización de documentos póngase en contacto con Telecon.